10 Bước thực hiện FMEA - Công cụ quản trị rủi ro

Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều đã triển khai hệ thống ISO, Lean, TPM, TQM… nhưng thật đáng tiếc khi chưa chú trọng trang bị kiến thức cơ bản về FMEA.

Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều đã triển khai hệ thống ISO, Lean, TPM, TQM… nhưng thật đáng tiếc khi chưa chú trọng trang bị kiến thức cơ bản về FMEA (Failure Mode Effect Analysis – Phân tích các dạng lỗi và ảnh hưởng) cho cán bộ, phòng ban quản lý trong doanh nghiệp.

Những phòng ban này bao gồm Ban Giám Đốc, phòng Nghiên cứu phát triển, phòng Thiết kế, phòng Quản lý chất lượng đến các đối tượng như quản đốc, phó quản đốc sản xuất, trưởng/phó các bộ phận/phân xưởng, nhóm trưởng, tổ trưởng,…vì muốn thực hiện FMEA thành công cần có sự phối hợp giữ các bộ phận liên quan.

Trong bài viết trước, MTC đã giới thiệu đến bạn đọc khái niệm về FMEA cũng như lợi ích mà nó mang lại trong việc thiết kế sản phẩm và cải tiến quy trình cho doanh nghiệp. Bạn có thể xem lại bài viết tại đây.

Các bước thực hiện FMEA 

Bước 1: Xác định quá trình hoặc sản phẩm

Nhóm làm việc xem lại bản kế hoạch hoặc sơ đồ chi tiết của sản phẩm hoặc quá trình họ đang thực hiện FMEA. Trong trường hợp kế hoạch chi tiết hoặc sơ đồ không có sẵn, nhóm sẽ cần thiết lập một biểu đồ tiến trình nhằm xác định các yếu tố và cấu trúc của hệ thống trước khi bắt đầu quy trình FMEA.

Đối với dự án FMEA thực hiện trên đối tượng là sản phẩm, nhóm nên xem thực tế sản phẩm hoặc nguyên mẫu của sản phẩm đó. Còn đố với FMEA được thực hiện cho quy trình, nhóm nên xem xét thực tế khi quá trình diễn ra. Ngoài ra, một điều kiện tiên quyết trong việc thực hiện FMEA đó là mọi thành viên trong nhóm FMEA đều phải có sự hiểu biết về sản phẩm hoặc quy trình đó.

Bước 2: Xác định yêu cầu sản phẩm/ yêu cầu của quá trình

Một yêu cầu quan trọng khi thực hiện bước này đó là chúng ta cần phải xem xét tất cả toàn bộ quá trình từ đầu vào cho đến đầu ra của. Điều này, đòi hỏi đội dự án phải có kiến thức bao quát về các thành phần của quy trình hay sản phẩm. Đồng thời, phải xem xét tất cả các mối tương tác lên đối tượng trong dự án FMEA

Sau đó liên kết tất cả các chức năng lại thành một hệ thống mạng lưới chức năng, đây là bước cực kỳ quan trọng, hoàn thành tốt bước này thì việc phân tích các sai lỗi ở phần tiếp theo mới hiệu quả

Bước 3: Liệt kê tất cả các kiểu sai lỗi có thể có trong mỗi chức năng.

Kiểu sai lỗi là những tình huống xảy ra trên sản phẩm hoặc trong các quá trình, mà chúng không phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng cũng như nội bộ công ty, làm cho sản phẩm hay quá trình không đáp ứng được các yêu cầu. Thường được hiểu như là các khuyết tật

Trong giai đoạn này, các thành viên trong nhóm FMEA cùng nhau động não để tìm ra các sai lỗi tiềm ẩn trong mỗi chức năng. Một số phương pháp thường được sử để lấy ý kiến nhóm như Brainstorming, phiếu câu hỏi hoặc phỏng vấn trực tiếp,v..v.. Giai đoạn này phải được kiểm tra một cách cầu kỳ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến các giai đoạn sau (Stamatis, 2003)

Bước 4: Xác định tác động của mỗi kiểu sai lỗi.

Tác động của kiểu sai lỗi là những ảnh hưởng của các kiểu sai lỗi đến khách hàng khi họ trải nghiệm và sử dụng sản phẩm hình thành sự bất mãn lòng của khách hàng. Khách hàng có thể là khách hàng nội bộ hay người sử dụng cuối cùng

Việc xác định tác động của các kiểu sai lỗi có thể thực hiện bằng cách tìm hiểu các khiếu nại của khách hàng hay thống kê các dữ liệu bảo hành, hoặc dữ liệu trong các dự án FMEA đã làm trước đây.

10 Bước thực hiện FMEA

Bước 5: Đánh giá tính nghiêm trọng ( S – Severity)

Tính nghiêm trọng là mức độ ảnh hưởng tới khách hàng khi có sai lỗi xảy ra. Tại bước này, đội dự án thành lập bảng các tiêu chí đánh giá cho mức độ nghiêm trọng của kiểu sai lỗi từ 1 đến 10 hoặc từ 1 đến 5 với mức độ tính nghiêm trọng của việc xảy ra sai lỗi tăng dần. Để đánh giá mức độ nghiêm trọng, nhóm chuyên gia sử dụng đánh giá theo phương pháp Delphi

Bước 6: Xác định nguyên nhân hình thành các kiểu sai lỗi.

Nguyên nhân là các yếu tố khiến các kiểu sai lỗi xảy ra

Khi xác định nguyên nhân gây ra kiểu sai lỗi cần chú ý (Stamatis,2003):

- Một kiểu sai lỗi có thể được gây ra bởi nhiều nguyên do

- Một nguyên nhân gây ra sai lỗi có thể được hình thành do các sai lỗi trước đó

- Một nguyên nhân lỗi có thể được tập hợp từ rất nhiều các yếu tố.

Bước 7: Đánh giá khả năng xuất hiện của kiểu sai lỗi ( O – Occurrence).

Khả năng xuất hiện của kiểu sai lỗi được xác định bằng tần số xuất hiện của mỗi kiểu sai lỗi. Cũng giống như việc đánh giá mức độ nghiêm trọng, để đánh giá được khả năng xuất hiện đội dự án tiếp tục thành lập bảng tiêu chí đánh giá từ 1 đến 10 hoặc từ 1 đến 5 để có sự đồng thuận trong quá trình chấm điểm. Sau đó các thành viên trong đội dự án sẽ xem xét và chấm điểm độc lập với nhau.

Bước 8: Xác định các biện pháp kiểm soát hiện tại

Tại bước này, các thành viên sẽ liệt kê các cách thức, biện pháp kiểm soát hiện tại mà công ty đang áp dụng để phòng ngừa và ngăn chặn các kiểu sai lỗi đã xác định trước đó xảy ra.

Bước 9: Đánh giá khả năng phát hiện ra sai lỗi (D – Detection)

Đội dự án đánh giá khả năng phát hiện ra sai lỗi trước khi sản phẩm cung cấp đến tay khách hàng. Điều này được thực thực hiện dựa trên việc xem xét các biện pháp kiểm soát hiện tại của Công ty có thể phát hiện ra sai lỗi hay không và tỷ lệ phát hiện được là cao hay thấp. Tuy giống với việc đánh giá tính nghiêm trọng và tần suất xuất hiện ở việc thành lập tiêu chí đánh giá nhưng đối với việc đánh giá khả năng phát hiện đó là: Khả năng phát hiện sai lỗi càng cao thì càng chỉ số “D” tại sai lỗi đó càng thấp – điều này ngược lại với việc đánh giá tính nghiêm trọng và khả năng xuất hiện. Việc đánh giá được thực hiện độc lập giữa các thành viên.

Bước 10: Tính hệ số rủi ro RPN và chọn ra các kiểu sai lỗi trọng yếu.

Số rủi ro ưu tiên (RPN) là một yếu tố quan trọng được sử dụng của FMEA nó là có ảnh hưởng đến sự lựa chọn của một hành động thực hiện chọn ra kiểu sai lỗi tiềm năng và hành động để giảm thiểu hay loại bỏ nó. RPN có thể dễ dàng tính toán bằng cách nhân ba số

(Severity x Occurrence x Detection)

chính là bằng 3 hệ số khả năng xuất hiện, mức độ nghiêm trọng và khả năng phát hiện được tính ở các bước trên nhân lại với nhau.

RPN = S*O*D

Sau khi đánh giá các sai lỗi nghiêm trọng có ảnh hưởng lớn đến yêu cầu trực tiếp của khách hàng hoặc yêu cầu của quá trình thì cần phải có ưu tiên thực hiện giải pháp để loại bỏ sai lỗi đó. 

Liên hệ Trường MTC để được chúng tôi tư vấn về khóa đào tạo FMEA.