Cách thức triển khai LEAN Six sigma tại doanh nghiệp

Sự cam kết và hỗ trợ của cấp lãnh đạo cao nhất là yếu tố quyết định đến khả năng thành công của việc triển khai và áp dụng Lean.

Cách thức xây dựng và triển khai Lean sẽ được triển khai theo dạng Dự án Lean Six sigma hay dự án DMAIC. Tiến trình DMAIC là trọng tâm của các dự án cải tiến quá trình Six Sigma. Các bước sau đây giới thiệu quá trình giải quyết vấn đề. (Define - Measure -Analyse - Improve - Control)

Năm bước triển khai dự án Lean Six sigma

1. Define (Xác định)

Trong bước đầu tiên này, doanh nghiệp cần xác định vấn đề gặp phải là gì. Các yếu tố sau đây là câu hỏi quan trọng khi xác định vấn đề, việc xác định đúng vấn đề là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công:

Ai là khách hàng?

Đâu là các giai đoạn quan trọng trong quy trình này?

Mục tiêu của quy trình là gì và các quy trình kinh doanh liên quan?

2. Measure (Đo lường)

Mục đích của bước này là thấu hiểu thực trạng hay đo lường thực trạng của quy trình và thu thập các dữ liệu có liên quan. Các khía cạnh quan trọng trong bước này là:

– Đo lường năng suất lao động

– Đo lường khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng (cung cấp đơn hàng…)

– Đo lường sai lỗi, làm lại trong quá trình tạo ra sản phẩm

– Đo lường thời gian (Lead time, Cycle time, Takt time, Waste time,…)

– Thiết lập chi tiết quy trình sản xuất – để tìm ra những điểm nút cổ chai (bottleneck) – là những điểm mà tại đó quá trình sản xuất bị ách tắc.

– Thiết lập những CTQ (Những điểm chất lượng trọng yếu) – là những yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng tại những giai đoạn (Stage) của quá trình sản xuất.

– Đo mức Sigma – Là mức chỉ ra năng lực sản xuất của tổ chức trong vấn đề của chất lượng sản phẩm tạo ra.

Điều quan trọng cần lưu ý ở bước này là phải đặt mục tiêu để cải tiển, và mục tiêu này phải SMART

Cách thức triển khai LEAN Six sigma tại doanh nghiệp

Triển khai Lean Six Sigma

3. Analyse (Phân tích)

Tại đây, các dữ liệu được thu thập ở các công đoạn trước sẽ đem ra phân tích. Mục đích của bước này chính là xác định các nguyên nhân gốc rễ. Đây được xem là một bước khá vất vả và đòi hỏi người dùng phải biết cách sử dụng các công cụ thống kê. Các công cụ có thể sử dụng:

– Xác định những điểm tạo ra giá trị gia tăng (Value added) và những điểm không tạo ra giá trị gia tăng (Non – Value added).

– 5 Tại sao (Five Why’s) – sử dụng công cụ này để hiểu được các nguyên nhân sâu xa của khuyết tật trong một quy trình hay sản phẩm, và để có thể phá vỡ các mặc định sai lầm trước đây về các nguyên nhân.

– Đánh giá các đặc tính phân bố (Descriptive Statistics, Histograms) – công cụ này dùng để xác minh đặc tính của các dữ liệu đã thu thập được là bình thường hay bất bình thường nhằm giúp ta chọn các công cụ phân tích thống kê thích hợp về sau.

– Phân tích phương sai (ANOVA) – đây là công cụ thống kê suy luận được thiết kế để kiểm tra sự khác biệt đáng kể giữa giá trị trung bình cộng (mean) giữa hai hoặc nhiều tập hợp mẫu.

– Đồ thị tác nhân chính (Main Effect Plot)- Hiển thị các tác nhân chính trong số các tác nhân được nghiên cứu.

– Phân tích tương quan/Hồi qui (Correlation/Regression Analysis)- Nhằm xác định mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào của quy trình và các kết quả đầu ra hoặc mối tương quan giữa hai nhóm dữ liệu biến thiên.

– Hoàn thành bảng FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) – áp dụng công cụ này trên qui trình hiện tại giúp ta xác định các hành động cải thiện phù hợp để ngăn ngừa khuyết tật tái diễn.

– Các phương pháp kiểm chứng giả thuyết (Hypothesis testing methods) – đây là tập hợp các phép kiểm tra nhằm mục đích xác định nguồn gốc của sự dao động bằng cách sử dụng các số liệu trong quá khứ hoặc hiện tại để cung cấp các câu trả lời khách quan cho các câu hỏi mà trước đây thường được trả lời một cách chủ quan.

Mục đích của bước này là để:

  • Xác định khoảng cách giữa hiệu suất hiện tại và hiệu suất mong muốn
  • Xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề tại các quy trình, công đoạn tạo ra sản phẩm
  • Xác định những điểm gây tắc nghẽn (nút cổ chai) trong quá trình sản xuất.
  • Liệt kê và xếp hạng ưu tiên các cơ hội tiềm năng để cải thiện quy trình,

4. Improve (Cải thiện)

Quy trình hiện tại sẽ được cải thiện bằng cách sử dụng các kỹ thuật và giải pháp sáng tạo, các ý tưởng Kaizen được khuyến khích trong bước này, các buổi brainstorming cũng có thể là một công cụ hữu ích. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể dùng các công cụ khác như:

– Quản lý trực quan (Visual Management)

– Chuẩn hóa quy trình (Standard Work)

– Quy hoạch mô phỏng dạng tế bào (Cellular Layout)

– Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping)

– Chất lượng từ gốc (hoặc cách gọi khác “Làm đúng ngay từ đầu”) – Poka yoke

Phương pháp 5S

Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể (TPM – Total Productive Maintenance)

– Thời gian chuyển đổi/Chuẩn bị (Changeover/setup time)

– Kanban

– Hệ thống vừa đúng lúc JIT (Just In Time)

– Cân bằng sản xuất

5. Control (Kiểm soát)

Bước này ưu tiên đi sâu vào việc giám sát, tức là tạo ra giải pháp và duy trì nó hiệu quả. Công đoạn này nhằm đảm bảo rằng bất kỳ sai lệch nào đều có thể được sửa chữa trong tương lai.

Cũng như bất kỳ dự án quan trọng nào khác về cải tiến qui trình, sự cam kết và hỗ trợ của cấp lãnh đạo cao nhất là yếu tố quyết định đến khả năng thành công của việc triển khai và áp dụng Lean. Trong quá trình áp dụng và triển khai hệ thống Lean chắc chắn sẽ phát sinh nhiều vấn đề khó khăn và đôi khi một số khó khăn này chỉ có thể được giải quyết khi có sự hỗ trợ và sự toàn tâm của lãnh đạo.