Công việc của người quản lý kho chuyên nghiệp | Trường MTC

Quản lý kho là công việc mà ai cũng nghĩ tương đối dễ dàng và ít được quan tâm. Nhưng thực tế, khâu quản lý kho hàng kinh doanh rất phức tạp.

Quản lý kho là công việc mà ai cũng nghĩ tương đối dễ dàng và ít được quan tâm. Nhưng thực tế, khâu quản lý kho hàng kinh doanh rất phức tạp. Đặc biệt là những kho hàng quy mô lớn vì liên quan tới vấn đề thất thoát và doanh thu của công ty. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển thì số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Do đó, việc tìm kiếm người quản lý kho chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp rất quan tâm. Vậy quản lý kho là làm gì? Hãy cũng Trường MTC tìm hiểu nhé!

Xem "Các phương pháp quản lý kho hiệu quả"

Quản lý kho là làm gì?

Lập hồ sơ kho

Để quản lý mọi thứ dễ dàng, nhân viên kho phải lập sơ đồ kho thể hiện lối đi, vị trí đặt các loại hàng hóa. Tiếp đến, người quản lý kho có trách nhiệm ghi thẻ cho mỗi mặt hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, hạn tiêu dùng. Thẻ bài được gắn vào kệ để tiện quản lý và tìm kiếm hàng hóa. Quản lý kho nên đặt mã vạch cho từng loại sản phẩm để truy xuất dữ liệu trong hệ thống một cách nhanh hơn.

Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng hóa

Đối với một kho hàng, việc nhập và xuất hàng hóa diễn ra khá thường xuyên. Công việc của nhân viên quản lý kho là rà soát chứng từ, các thủ tục liên quan mỗi lúc xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định. Tiếp đến, quản lý kho cần kiểm số lượng và ghi phiếu nhập hoặc xuất kho cẩn thận để việc đối chiếu hàng hóa sau này được dễ dàng hơn.

Công việc của người quản lý kho chuyên nghiệp

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

Tồn kho tối thiểu là lượng hàng hóa cần dự trữ trong kho nhằm đáp ứng những trường hợp phát sinh. Việc quản lý hàng tốn kho giúp doanh nghiệp thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của hoạt động sản xuất và khách hàng, nhưng lượng tồn kho cần định mức phù hợp để giảm thiểu phát sinh chi phí kho quá cao. Người quản lý có trách nhiệm theo dõi, đối chiếu số lượng xuất nhập hàng ngày có định mức tồn kho tối thiểu, nếu nhận thấy số lượng này biến động lớn thì cần báo cáo để cấp trên có sự thay đổi cho phù hợp. Mỗi loại hàng hóa đều phải có tồn kho tối thiểu, không để xảy ra trạng thái thiếu hụt hàng trong kho.

Sắp xếp hàng hóa

Để việc kiểm tra và tìm kiếm hàng hóa thuận lợi thì phương pháp sắp xếp hàng hóa rất quan trọng. Trước nhất, người quản lý kho phải phân loại các mặt hàng, thí dụ như mặt hàng thời trang thì cần phân chia áo, quần, váy,... thành từng khu vực khác nhau. Quản lý kho phải sắp xếp những loại hàng hóa trong kho bằng phương pháp gọn gàng, kỹ thuật, đảm bảo có chỗ trống mỗi khi nhập hàng vào. Đồng thời, những mặt hàng dễ hư hỏng cần phải xếp đặt ở khu vực riêng, đặt biển cảnh báo để mọi người chú ý hơn lúc vân chuyển, trong khoảng ấy giảm thiểu đổ vỡ,…

Kiểm kê hàng hóa

Công tác kiểm kê hàng hóa diễn ra hàng ngày, khi thiếu hụt số lượng, nhân viên quản lý kho sẽ báo cáo cấp trên và làm hồ sơ đặt hàng. Đồng thời, báo cáo những sản phẩm bị hư hỏng, sắp hết hạn cần thanh lý gấp, rồi lập danh sách gửi cho phòng bán hàng để với những giải pháp xử lý như ưu đãi, giảm giá... Kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp bạn báo cáo được số lượng hàng một cách chính xác, phát hiện nhanh các trường hợp thất thoát để có kế hoạch xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, điều này còn giúp bạn chủ động trong việc xác định lượng hàng cần có, đáp ứng nhu cầu mua hàng nhanh chóng hoặc đủ nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất.

công việc của người quản lý kho chuyên nghiệp

Đảm bảo an toàn kho

Duy trì việc kiểm tra thường xuyên hệ thống điện để phát hiện và xử lý sự cố kịp thời, ngăn chặn nguy cơ gây cháy, nổ. Đơn vị quản lý kho hàng cần với nội quy, quy định cụ thể về PCCC, quy định về chế độ túc trực, về sử dụng ngọn lửa trần… đảm bảo trong ngày luôn phải có đội ngũ bảo vệ túc trực tại kho để kịp thời xử lý khi có sự cố.

Ngoài ra, để đảm bảo đầy đủ, sẵn sàng để sử dụng khi có cháy, nổ, đơn vị quản lý kho hàng cần thường xuyên kiểm tra, bổ sung, duy trì thực hiện công tác bảo quản, bảo dưỡng phương tiện chữa cháy tại chỗ như: máy bơm chữa cháy, lăng vòi chữa cháy, bình chữa cháy… Các kho cần cân nhắc xây dựng bể dự trữ nước để chữa cháy, hoặc có thể chứa chung với nước sinh hoạt và sản xuất với trường hợp kho xây dựng bên trong một nhà máy hay khu công nghiệp.