Kỹ năng làm việc nhóm - Phát triển nhóm

Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm và số lượng cũng như năng lực của những thành viên trong nhóm, những nhóm được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và giai đoạn hoạt động khác nhau.

Kỹ năng làm việc nhóm vốn là một trong các kỹ năng sinh tồn của loài người. Con người là loài có tổ chức xã hội. Điều này có nghĩa là chúng ta không thể sống và làm việc một mình. Ngay từ lúc sinh ra, chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất: Gia đình. Sau khi lớn hơn, bước vào nhà trường chúng ta sẽ có những người bạn và nếu hợp sẽ tạo thành những nhóm bạn. Nhờ những hoạt động trong nhóm, chúng ta vừa phát triển các kỹ năng cá nhân, thu nhận những tri thức, kinh nghiệm cho bản thân, cùng lúc góp phần vào những hoạt động mang lại các giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng.

Nhóm là gì ?

Nhóm không thuần tuý chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà lãnh đạo. Nhóm là 1 tập hợp các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng tương tác và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung.

Theo đó, chúng ta tuy có nhiều hình thức nhóm khác nhau như: nhóm bạn học tập, nhóm năng khiếu, nhóm bạn cùng sở thích, các câu lạc bộ, nhóm kỹ năng, nhóm làm việc trong doanh nghiệp, các nhóm làm việc theo dự án,v.v. Nhưng phần lớn đều phải xây dựng trên ý thức đồng đội, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Bên cạnh đó, chúng ta còn phải tạo ra một môi trường hoạt động mà các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để cũng hoạt động, hợp tác và tương trợ nhau để đạt đến mục tiêu đã đặt ra khi làm việc nhóm. Đặc biệt, không được có sự nhập nhằng gây ra ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi thành viên.

Kỹ năng làm việc nhóm - Phát triển nhóm

Hình thành và phát triển khi làm việc nhóm

Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm và số lượng cũng như năng lực của những thành viên trong nhóm, những nhóm được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và giai đoạn hoạt động khác nhau. Nhưng nhìn chung thì hầu như đều trải qua 4 quá trình căn bản:

1. Giai đoạn hình thành

Nhiệm vụ của nhóm trong quá trình này ít chú trọng vào việc tạo ra kết quả so với việc phát triển bản thân nhóm. Giúp những thành viên trong nhóm thoải mái với nhau là việc cần làm trước khi bắt đầu làm việc nhóm. Vì vậy, việc cần làm là:

- Định hướng những thành viên và thu thập các câu hỏi được giải đáp.

- Thiết lập niềm tin

- Thiết lập mối quan hệ với người lãnh đạo

- Thiết lập tính rõ ràng của những mục đích, những qui định, các hồ sơ và những kỳ vọng.

2. Giai đoạn xây dựng các qui tắc

Các nguyên tắc và các kỳ vọng được làm rõ trong thời kỳ đầu tiên, nhưng văn hóa và mối quan hệ không chính thức ngầm định trong nhóm cũng phải vững mạnh. Nhu cầu dịch chuyển nhóm từ một đội ngũ các cá nhân cùng chia sẻ một mục đích chung thành một đơn vị thống nhất cao là động cơ dẫn dắt nhóm đến một quá trình vững mạnh hơn – quá trình xây dựng chuẩn mực.

Các thắc mắc điển hình trong tâm trí của những thành viên trong giai đoạn này là:

- Các chuẩn mực và trị giá của nhóm là gì?

- Làm thế nào tôi có thể hòa hợp với mọi người?

- Làm thế nào để thể hiện sự tương trợ của mình với thành viên khác?

- Làm sao để hòa hợp?

Các cá nhân trải nghiệm cảm nhận trung thành với nhóm, và mối quan hệ giữa các cá nhân đặc trưng giữa những thành viên của nhóm bao gồm:

- Hợp tác

- Thích hợp với các chuẩn mực và kỳ vọng

- Bỏ qua các bất đồng

3. Quá trình xung đột

Kỹ năng làm việc nhóm - Phát triển nhóm

Một số có khuynh hướng hướng tới hỗ trợ nhiệm vụ, trong khi số khác có thể hướng đến xây dựng mối quan hệ trong quá trình làm việc nhóm. Sự khác biệt vai trò của những thành viên đưa đến giai đoạn của những mâu thuẫn tiềm ẩn và chống lại sự phụ thuộc –giai đoạn xung đột.

Những câu hỏi điển hình xuất hiện trong tâm trí của các thành viên trong giai đoạn này là:

- Làm thế nào chúng ta giải quyết sự bất đồng này?

- Làm thế nào chúng ta ra quyết định trong sự bất đồng?

- Làm thế nào chúng ta truyền thông những thông tin tiêu cực khi làm việc nhóm?

- Tôi có muốn duy trì mối quan hệ thành viên trong nhóm không?

Những thành viên của nhóm không ngừng để ý lẫn nhau. Trong quá trình làm việc nhóm, họ vẫn cam kết với sự thành công của nhóm nhưng họ bắt đầu xem mặt trái của vấn đề, để thấy rằng họ phù hợp hơn với 1 số thành viên của nhóm hơn là các người khác và tự điều chỉnh 1 số quan điểm của mình cho phù hợp. Điều này dẫn đến:

- Sự liên minh hoặc bè phái bắt đầu hình thành

- cạnh tranh giữa những thành viên nhóm

- Sự bất đồng với ban lãnh đạo

- Thách thức quan niệm của người khác.

Những nhiệm vụ chính cần được giải quyết trong giai đoạn này bao gồm:

- Quản trị xung đột

- Hợp pháp hóa các biểu hiện về tính cá nhân

- Chuyển sự chống đối lại sự phụ thuộc thành sự phụ thuộc lẫn nhau

- Cổ vũ sự hợp nhất.

4. Quá trình hoàn thiện

Ở giai đoạn này, những thành viên đã hiểu và thích nghi được với điểm tốt và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai trò của họ là gì khi làm việc nhóm cũng nhau. Mọi người đã linh hoạt và tin tưởng nhau hơn, rât nhiều quan điểm hay được nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như trước. Công việc được hoàn thành và sự gắn bó giữa những thành viên trong nhóm là rất cao.

Lúc này nhóm đã có khả năng phát triển các đặc tính của một đội ngũ năng lực cao.

- Làm thế nào chúng tôi có thể liên tục cải thiện?

- Làm thế nào chúng tôi cổ vũ tính sáng tạo và tính đổi mới?

- Làm sao chúng tôi có thể xây dựng năng lực cốt lõi?

- Làm thế nào chúng tôi duy trì mức năng lượng cao trong nhóm?

Tới gia đoạn này, nhóm đang quản lý và giải quyết các vấn đề dẫn đến ba kết quả cơ bản:

(1) hoàn tất những nhiệm vụ và mục tiêu

(2) phối hợp, thống nhất các vai trò của những thành viên

(3) đảm bảo điều tốt đẹp của mỗi cá nhân trong đội ngũ

Kỹ năng làm việc nhóm - Phát triển nhóm

Mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm đặc trưng bởi:

- Niềm tin lẫn nhau sâu sắc

- Cam kết vô điều kiện

- Đào tạo lẫn nhau và cũng phát triển

- Tinh thần doanh nhân (entrepreneurship)